1.   Generelt

1.1. Når du melder dig ind i en af vores institutioner, og godkender denne privatlivspolitik, giver du samtykke til, at vi må opbevare og behandle alle oplysninger om dig og dit barn, som står under punktet 2.3.

 

1.2. Vi er fælles dataansvarlige sammen med alle vores andre institutioner, samt vores administrations- og shared service selskab Copenhagen Company, for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om vores kunder. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

 

Navn: Trygge Instutioner ApS

CVR-nummer: 35045317

Adresse: Vermlandsgade 51, 2300 København S

 

1.3. Alt data behandles fælles med vores institutioner og vores adminitrations- og shared service selskab Copenhagen Company. Du finder deres kontaktoplysninger nedenfor.

 

Navn: Copenhagen Company ApS

CVR-nummer: 37475610

Adresse: Vermlandsgade 51, 2300 København S

 

Navn: Børnehuset Arken ApS

CVR-nummer: 37132233

Adresse: Arkturus Alle 42, 2770 Kastrup

 

Navn: Børnehuset Giraffen ApS

CVR-nummer: 35045333

Adresse: Kirkegårdsvej 25B, 2300 København S

 

Navn: Isfuglen ApS

CVR-nummer: 38167480

Adresse: Dalvangsvej 56A, 2600 Glostrup

 

Navn: Børnehuset Svanen 2014 ApS

CVR-nummer: 35812008

Adresse: Svanemøllevej 2, 2100 København Ø

 

Navn: Ved Amagerbanen ApS

CVR-nummer: 40956565

Adresse: Ved Amagerbanen 39, 2300 København S

Juridisk adresse: Vermlandsgade 51, 2300 København S

 

Bemærk at vi gør brug af underdatabehandlere.

2.   Baggrund

2.1. Vores behandling af persondata sker i overensstemmelse med den gældende data-beskyttelseslov.

 

2.2. Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige, at det er alle former for oplysninger, der direkte eller indirekte kan knytte sig til en person.

 

2.3. Når du er kunde hos os eller tilmelder dig venteliste

 

2.3.1. Når du er kunde hos, så bliver vi selvfølgelig nødt til at registrere nogle oplysninger om dig og dit barn for at kunne passe vores forpligtigelser. Dette indebærer, at vi også behandler følgende almindelige personoplysninger om dig: navn, telefonnummer, e-mail og betalingsoplysninger.

 

2.3.2. Vi behandler følgende personoplysninger om dit barn: navn, alder, køn og adresse samt eventuelle supplerende oplysninger du indberetter, som gør at vi kan varetage vores opgaver, herunder, men ikke begrænset til, følgende eksempler: sovetider, møde/hentetider, hvem der henter, helbred, medicin, allergier, o.l. der skønnes at være relevante for at varetage barnets tarv. Desuden opbevarer vi oplysninger fra drøftelser om dit barns udvikling, velvære, sprogvurdering o.l. for at opfylde vores dagtilbudsansvar jf. dagtilbudsloven. Vi gør dig opmærksom på at disse oplysninger indtastes i Famly og Podio applikationerne, hvor vi også løbende tager profilbilleder af dit barn. Famly er vores intranet og forældre-app til administration og planlægning af dagligdagen for dit barn, og Podio er vores CRM-system til vores daglige drift. Vi opbevarer også et fysisk stamkort med oplysninger om dit barns navn, cpr-nummer, kontaktpersoner, oplysning om læge og sundhedsplejerske, eventuelle sygdomme / allergier / anden tilstand, søskende o.l. oplysninger, som du vil have stående om dit barn. Dette stamkort opbevares i et aflåst skab eller på et aflåst/adgangsbegrænset kontor. Det samme gælder for lægebeskrivelser omkring dit barns medicin, samt medicinen selv. Der hænges desuden ofte et billede op af dit barn i barnets garderobe på institutionen.

 

2.3.3. I det omfang, at vi behandler personoplysninger om vores kunder og deres børn, så er vores hjemmel hertil den aftale, som vi indgår jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1 litra b). Når du tilmelder dig vores venteliste er vores hjemmel artikel 6, stk. 1 litra f). Behandling af oplysninger om dit barns udvikling, velvære og sprogvurdering, bliver behandlet med hjemmel i artikel 6, stk. 1 litra c) og e), samt artikel 9, stk. 2 litra b), da vores dagtilbudsansvar i loven om social service og dagtilbudsloven, er en retslig forpligtelse og henhører under offentlig myndighedsudøvelse.

 

2.3.4. Udover de ovenstående hjemler for lovlig behandling af personoplysninger, beder vi om samtykke til behandling af dine og dit barns personoplysninger, når du skriver dig på venteliste og melder dig ind på en af vores institutioner. Dette gør vi for at sikre os, at du godkender vores indsamling af personoplysninger inkl. sensitive personoplysninger om dit barns helbred.

 

2.3.5. Vi opbevarer oplysningerne, så længe at du er kunde hos os eller står på venteliste. Bemærk at du afmeldes ventelisten, når dit barn opnår en alder af 6 år. I det øjeblik, at kunderelationen ophører, du afmelder dig ventelisten eller du automatisk bliver afmeldt, slettes personoplysningerne, når vores udestående er afsluttet. Dette inkluderer fysiske personoplysninger som skulle befinde sig på institutionen. Opslag, billeder og lignende fra forældre og medarbejdere på vores intranet og forældre-app Famly slettes årligt. Disse kan indeholde data om dig og dit barn på trods af, at du og dit barn er blevet slettet i Famly forinden. Vi er desuden forpligtiget til at opbevare regnskabsbilag og regnskabsnødvendige oplysninger i minimum 5 år efter senest aflagte årsregnskab.

 

2.4. Når du kontakter os

 

2.4.1. Når du har spørgsmål til en af vores institutioner, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:

  • E-mail
  • Telefon

 

2.4.2. Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan svare på dine spørgsmål, eller levere en ydelse til dig. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation, eller de oplysninger der er relevante for sagen.

 

2.4.3. Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, e-mail og telefonnummer. I nogle tilfælde vil der dog blive behandlet mere følsomme personoplysninger, som du oplyser under vores kommunikation, eller som der er relevante for sagen.

 

2.4.4. Når vi svarer på dine spørgsmål, så er vores hjemmel databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1 litra f).

 

2.4.5. Vi sletter vores gemte kommunikation med dig senest et år efter vores seneste kontakt, medmindre den vurderes at have relevans i en længere periode.

 

2.4.6. Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kun foregå med retmæssig hjemmel.

 

2.5. Når du besøger vores hjemmeside

 

2.5.1. Se mere om, hvordan vi anvender cookies i vores cookiepolitik, som kan findes nederst på vores hjemmeside. Anvendelsen af cookies sker med hjemmel i cookiebekendtgørelsen.

 

3.   Samarbejde med tredjemand

3.1. Vi benytter os af eksterne samarbejdspartnere og leverandører (og databehandlere) til at udføre opgaver på vegne af os. Disse tredjemænd kan f.eks. levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting og markedsføring.

 

3.2. Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet. Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder, der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

 

3.3. Vi er sammen med alle vores institutioner og Copenhagen Company Aps databehandlere. Vi gør brug af underdatabehandlere, som vi har underskrevne databehandleraftaler med.

 

3.4. Du kan til hver en tid kontakte os vedrørende de konkrete databehandleraftaler mellem os, vores institutioner, Copenhagen Company og vores underdatabehandlere.

4.   Videregivelse af personoplysninger

4.1. Vi videregiver kun dine personoplysninger til nødvendige myndigheder. Ifølge lov om social service § 153, har vi indberetningspligt, hvis vi får kendskab til:

1) at et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte,

2) at et barn umiddelbart efter fødslen kan få behov for særlig støtte på grund af de vordende forældres forhold,

3) at et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte på grund af barnets eller den unges ulovlige skolefravær eller undladelse af at opfylde undervisningspligten, eller

4) at et barn eller en ung under 18 år har været udsat for overgreb.

 

4.2. I disse til tilfælde, samt ved tilfælde vedrørende Dagtilbudsloven § 11 (sprogvurdering), vil der videregives oplysninger om dit barn til myndighederne.

 

4.3. Desuden er vores hjemmel til denne form for behandling af oplysninger databeskyttelsesforordningen artikel, 6 stk. 1 litra c) og e), samt artikel 9, stk. 2 litra b).

 

4.4. Som medarbejder er vi nødsaget til at videregive nogle af dine oplysninger til myndighederne. Dette indebærer informationer om lønforhold, ansættelsesforhold samt længere varig sygdom o.l.

5.   Samarbejdspartnere i tredjelande

5.1. Dine personoplysninger behandles hos os. Vi gør dog også brug af leverandører, som er både selvstændigt dataansvarlige og databehandlere.

 

5.2. Vi har pligt til at oplyse dig, som vi behandler personoplysninger på vegne af, om at data kan blive overført til tredjelande. Nogle af vores underdatabehandlere befinder sig i et tredjeland – navnlig USA.

 

5.3. Der er særlige krav til at “overføre” personoplysninger til tredjelande. EU tillader dog, at vi indgår aftaler og anvender partnere i USA, når disse har tilsluttet sig en aftale der kaldes Privacy Shield, hvilket vores underdatabehandlere har. Der er desuden indgået databehandlingsaftaler med alle vores databehandlere.

6.   Behandlingssikkerhed

6.1. Vi behandler dine personoplysninger ifølge databeskyttelseslovgivningen, samt lovgivning på virksomhedens forretningsområde.

 

6.2. Det er afgørende for os at passe godt på vores kunders oplysninger. Derfor har vi implementeret tekniske og organisatoriske foranstaltninger, så vi kan efterleve vores dataansvar. Derfor gør vi opmærksomme på, at personfølsomme data kan blive behandlet, under korrespondance mellem ansatte i Google Gmail eller Slack.

7.   Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

7.1. Vi forsøger altid at opfylde kravene om behandlingssikkerhed anført i databeskyttelsesforordningen artikel 32.

 

7.2. Mennesker begår fejl, og derfor uddanner vi alle medarbejdere i vores retningslinjer for god databehandlingsskik for at mindske antallet af fejl, og for at skabe løbende forbedringer i vores databehandling.

 

7.3. Et kritisk punkt i vores retningslinjer for behandling af personfølsomme data blandt medarbejdere bygger på, at de sikrer kryptering og sletning af deres beskeder og mails, hvis de indeholder personoplysninger. Desuden slettes mails og beskeder automatisk årligt, hvis de ikke længere anvendes.

 

7.4. Vores medarbejdere retledes desuden til at slette alle unødige filer og dokumenter med personoplysninger om kunder o.l. fra deres arbejdsenheder, private enheder samt online drev hvert kvartal, hvorefter de højst må ligge i papirkurven en måned før enten anvendelse eller permanent sletning.

 

7.5. Vi har indført adgangsbegrænsninger, så medarbejdere kun har adgang til personoplysninger, hvis dette er relevant for deres arbejdsfunktion.

 

7.6. For at sikre vores data, anvender vi antivirusprogrammer, opdaterer vores systemer, og så holder vi løbende ajour med it-udviklingen, så vi kan sikre os mod sårbare it-systemer og aktuelle it-trusler.

 

8.   Dine rettigheder

8.1. Databeskyttelsesforordningen opstiller en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig og dit barn. For at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

 

8.2. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og dit barn.

 

8.3. Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig eller dit barn rettet.

 

8.4. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig og dit barn, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

 

8.5. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine og dit barns personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

 

8.6. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine og dit barns personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine og dit barns oplysninger til direkte markedsføring.

 

8.7. Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine og dit barns personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

 

8.8. Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine og dit barns personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger pådatatilsynet.dk.

 

8.9. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på deres hjemmeside.